أسئلة وأجوبة مقابلة العمل لوظيفة السكرتارية والمساعد الإداري
أهم الأسئلة المحتملة أثناء مقابلة العمل، وإجابات مقترحة لكل من هذه الأسئلة
سيكون اختيار الثياب المناسبة لمقابلة العمل، إضافة إلى التعرف على طبيعة عمل الشركة قبل مقابلة الحصول على وظائف السكرتارية، أمراً بالغ التأثير، تعرفوا معنا على أبرز الأسئلة والأجوبة في مقابلة العمل للحصول على وظيفة سكرتيرة أو مساعد إداري.
تمثل وظيفة السكرتارية أو المساعد الإداري جزءاً أساسياً من عمل الشركات والمؤسسات على اختلاف حجمها وطبيعة عملها، كما يعتمد أصحاب العمل في بحثهم عن الشخص المناسب لشغل مقعد السكرتير أو السكرتيرة على مجموعة من الصفات العملية والشخصية، فما هي الأسئلة التي تطرح في مقابلة العملللحصول على وظيفة المساعد الإداري أو السكرتيرة؟ وما هي الأجوبة المثالية لأسئلة مقابلة العمل في وظائف السكرتارية؟ تابعوا معنا...
الأسئلة المتخصصة والمتعلقة بطبيعة أعمال السكرتارية
سنبدأ مع الأسئلة المتخصصة في مجال السكرتارية (Secretary) بعد دقيقة أو دقيقة ونصف من بدء المقابلة، لذلك احرصوا على اختيار الأجوبة المختصرة عن الأسئلة العامة، وسترتبط الأسئلة الاختصاصية بمجال العمل نفسه، ومدى قدرة المتقدم إلى الوظيفة على القيام بمهمات السكرتارية (Secretary Tasks)، لذلك يجب أن نراعي ملائمة الأجوبة لطبيعة المهام التي ستقومون بها بعد حصولكم على الوظيفة، والتي سنذكرها لاحقاً.
1- لماذا اخترت العمل في السكرتارية؟
هذا السؤال إجباري في أغلب مقابلات العمل للحصول على وظيفة السكرتيرة أو المساعد الإداري، كما يجب التعامل مع هذا السؤال من وجهة نظر لجنة المقابلة أو الشخص الذي يجري المقابلة، وتجنب الأسباب التي قد تكون سلبية، فالذي يجري المقابلة يسألكِ فعلياً (لماذا يجب أن أختاركِ للعمل سكرتيرة في شركتي؟) قوموا فقط باستبدال السؤال ذهنياً، وستكون الإجابة مرتبطة بالصفات والمميزات التي تمتلكونها وتتوافق مع هذا العمل، وهذه بعض النصائح للإجابة على هذا السؤال:
تجنبوا الحديث عن الطموحات المادية المبالغ بها، أو أنَّكم تعتقدون أنَّ هذه المهنة أسهل من المهن الأخرى، وتقتصر على مهماتٍ بسيطة ومسؤوليات قليلة!حاولوا أن تبنوا جسراً بين الإجابة عن هذا السؤال والمعلومات التي ذكرتموها في السيرة الذاتية CV ورسالة التغطية.أبرزوا مهاراتكم في هذا السؤال، مثلاً؛ أنا أمتلك قدرة على التواصل مع الناس، وأستطيع أن أكون صلة وصل فعالة بينهم، كما أنَّ هذه الوظيفة تحمل الموظف مسؤولية كبيرة باعتباره أول من يتصل به العملاء والضيوف، وأعتقد أنني قادرة على تحمل هذه المسؤولية.
2- ما هي الصفات التي يجب أن تتوفر في السكرتيرة/ السكرتير؟
هذا السؤال أيضاً، لا يختلف عن السؤال السابق كثيراً، فمن الطبيعي أن تجيب عنه في ضوء الخبرات التي تراها ضرورية لعمل السكرتير/ السكرتيرة، مع التركيز على الخبرات التي تملكها دون أن تذكر ذلك، أي لا تقل أنا أستطيع أن أتلقَ أوامر الرئيس بدقة، بل قل "يجب أن يتلقَ السكرتير أوامر مديره بدقة، ويقوم بتوزيعها على المعنيين بشفافية، كما يجب أن يكون السكرتير منضبط الأعصاب، لأن طبيعة عملنا تضعنا أمام ضغوطات كبيرة".
3- ما هي البرامج المكتبية التي تتقن العمل عليها؟
غالباً ما تعتمد أعمال السكرتارية على برامج مايكروسوفت أوفيس (MS Office)، خاصةً Worde)، و (Outlook) و (Excel)، حيث تتوقع منك لجنةمقابلة العمل أن تمتلك الخبرة في العمل على هذه البرامج على الأقل، وقد تستخدم الشركة برامج أخرى، لكنها غالباً ما تقوم بتدريب موظفيها داخلياً على هذه البرامج، لذلك يجب معرفة مميزات برامج MS Office، خاصة البرامج الذكورة.
4- صف لنا يوماً عادياً من أيام العمل كسكرتير /سكرتيرة
ستحدد إجابتك على هذا السؤال مدى فهمك لطبيعة عمل السكرتارية والمساعد الإداري، حيث يعتقد أغلب الناس الذين لا يملكون فكرة كافية عن مهام السكرتارية أن هذه الوظيفة تتلخص في الرد على الهاتف وشرب الشاي والقهوة طوال النهار، لذلك فإن الهدف من سؤال (صف لنا يوماً عادياً من أعمال السكرتارية)، هو التعرف على مفهومك عن الوظيفة، ومدى قدرتك على القيام بمهامها، إذا كنت قد عملت في السكرتارية سابقاً؛ لا بد أنَّك تعلم كيف ستجيب، أما إذا كانت هذه المرة الأولى التي تعمل فيها بهذا المجال، فإليك جواباً نمطياً جيداً:
"أصل في الوقت المحدد لبداية الدوام، أول ما يجب القيام به، هو مراجعة الأعمال المعلقة من يوم أمس والتأكد منها، ثم أجتمع مع المدير لاطلاعه على المواعيد المهمة، وأخذ ملاحظاته حول تأجيل المواعيد أو تقديمها، من الممكن أن أعد قهوتي، وأبدأ باستقبال الزوار، وترتيب جدول العمل، كما يجب أن أجهز جدول اليوم التالي قبل مغادرة المكتب، وتذكير المدير بمواعيد اليوم التالي... هذا إن لم يكن هناك مهمات استثنائية".
5- هل أنت مستعد لمرافقة المدير في رحلة عمل؟
هذا السؤال أيضاً من بين الأسئلة المخادعة التي يلجأ إليها صاحب العمل، أو قسم HR الذي يجري المقابلة، فقد لا تتطلب الوظيفة السفر مع المدير في المستقبل، لكن إجابتك ستكون مهمة للكشف عن مدى مرونتك، وهنا يمكن استخدام نوعين من الإجابة:
إما أن تكون إجابتك بعدم قدرتك على السفر لسبب ما، لكن يجب أن تجيب بطريقة دبلوماسية، موضحاً العذر، مثلا؛ "يجب أن أكون في البيت يومياً عند الساعة الخامسة لأساعد أطفالي في واجباتهم المنزلية"، أو "لا أستطيع أن أترك زوجي وحيداً، لكن إذا كان الأمر اضطرارياً؛ سنتباحث الموضوع قبل موعد السفر".وإما أن تكون الإجابة وسطية وحيادية، كأن تقول "لم أفكر بذلك قبل الآن، ولم يُطلب مني ذلك في الوظيفة السابقة، لكن ما دام الأمر متعلقاً بالعمل، ليست لدي مشكلة في السفر"، وبعد حصولك على الوظيفة بإمكانك أن تعتذر عن السفر لسبب ما.
6- حدثنا عن موقف صعب واجهته في العمل السابق كسكرتيرة/ سكرتير
ينتظر الذي يجري المقابلة معك، أن يتعرف على الجوانب التي تزعجك في العمل من خلال هذا السؤال، لذلك يجب أن يكون جوابك احترافياً، بعيداً عن الخلافات الشخصية مع الزملاء أو المدير السابق، وبعيداً عن الضغوطات العادية للعمل، يجب أن تتحدث عن حالات عامة لا توحي بمشاكل خاصة بك، كأن تتحدث عن غياب المدير عن العمل لفترة طويلة بسبب المرض، ما حمَّلك مسؤولية مضاعفة، لكنك استطعت تجاوز هذه الفترة بنجاح، وبقيت على رأس عملك عاماً كاملاً بعد ذلك، كما حصلت على شهادة شكر من الشركة.
أهم الأسئلة المحتملة أثناء مقابلة العمل، وإجابات مقترحة لكل من هذه الأسئلة
سيكون اختيار الثياب المناسبة لمقابلة العمل، إضافة إلى التعرف على طبيعة عمل الشركة قبل مقابلة الحصول على وظائف السكرتارية، أمراً بالغ التأثير، تعرفوا معنا على أبرز الأسئلة والأجوبة في مقابلة العمل للحصول على وظيفة سكرتيرة أو مساعد إداري.
تمثل وظيفة السكرتارية أو المساعد الإداري جزءاً أساسياً من عمل الشركات والمؤسسات على اختلاف حجمها وطبيعة عملها، كما يعتمد أصحاب العمل في بحثهم عن الشخص المناسب لشغل مقعد السكرتير أو السكرتيرة على مجموعة من الصفات العملية والشخصية، فما هي الأسئلة التي تطرح في مقابلة العملللحصول على وظيفة المساعد الإداري أو السكرتيرة؟ وما هي الأجوبة المثالية لأسئلة مقابلة العمل في وظائف السكرتارية؟ تابعوا معنا...
الأسئلة المتخصصة والمتعلقة بطبيعة أعمال السكرتارية
سنبدأ مع الأسئلة المتخصصة في مجال السكرتارية (Secretary) بعد دقيقة أو دقيقة ونصف من بدء المقابلة، لذلك احرصوا على اختيار الأجوبة المختصرة عن الأسئلة العامة، وسترتبط الأسئلة الاختصاصية بمجال العمل نفسه، ومدى قدرة المتقدم إلى الوظيفة على القيام بمهمات السكرتارية (Secretary Tasks)، لذلك يجب أن نراعي ملائمة الأجوبة لطبيعة المهام التي ستقومون بها بعد حصولكم على الوظيفة، والتي سنذكرها لاحقاً.
1- لماذا اخترت العمل في السكرتارية؟
هذا السؤال إجباري في أغلب مقابلات العمل للحصول على وظيفة السكرتيرة أو المساعد الإداري، كما يجب التعامل مع هذا السؤال من وجهة نظر لجنة المقابلة أو الشخص الذي يجري المقابلة، وتجنب الأسباب التي قد تكون سلبية، فالذي يجري المقابلة يسألكِ فعلياً (لماذا يجب أن أختاركِ للعمل سكرتيرة في شركتي؟) قوموا فقط باستبدال السؤال ذهنياً، وستكون الإجابة مرتبطة بالصفات والمميزات التي تمتلكونها وتتوافق مع هذا العمل، وهذه بعض النصائح للإجابة على هذا السؤال:
تجنبوا الحديث عن الطموحات المادية المبالغ بها، أو أنَّكم تعتقدون أنَّ هذه المهنة أسهل من المهن الأخرى، وتقتصر على مهماتٍ بسيطة ومسؤوليات قليلة!حاولوا أن تبنوا جسراً بين الإجابة عن هذا السؤال والمعلومات التي ذكرتموها في السيرة الذاتية CV ورسالة التغطية.أبرزوا مهاراتكم في هذا السؤال، مثلاً؛ أنا أمتلك قدرة على التواصل مع الناس، وأستطيع أن أكون صلة وصل فعالة بينهم، كما أنَّ هذه الوظيفة تحمل الموظف مسؤولية كبيرة باعتباره أول من يتصل به العملاء والضيوف، وأعتقد أنني قادرة على تحمل هذه المسؤولية.
2- ما هي الصفات التي يجب أن تتوفر في السكرتيرة/ السكرتير؟
هذا السؤال أيضاً، لا يختلف عن السؤال السابق كثيراً، فمن الطبيعي أن تجيب عنه في ضوء الخبرات التي تراها ضرورية لعمل السكرتير/ السكرتيرة، مع التركيز على الخبرات التي تملكها دون أن تذكر ذلك، أي لا تقل أنا أستطيع أن أتلقَ أوامر الرئيس بدقة، بل قل "يجب أن يتلقَ السكرتير أوامر مديره بدقة، ويقوم بتوزيعها على المعنيين بشفافية، كما يجب أن يكون السكرتير منضبط الأعصاب، لأن طبيعة عملنا تضعنا أمام ضغوطات كبيرة".
3- ما هي البرامج المكتبية التي تتقن العمل عليها؟
غالباً ما تعتمد أعمال السكرتارية على برامج مايكروسوفت أوفيس (MS Office)، خاصةً Worde)، و (Outlook) و (Excel)، حيث تتوقع منك لجنةمقابلة العمل أن تمتلك الخبرة في العمل على هذه البرامج على الأقل، وقد تستخدم الشركة برامج أخرى، لكنها غالباً ما تقوم بتدريب موظفيها داخلياً على هذه البرامج، لذلك يجب معرفة مميزات برامج MS Office، خاصة البرامج الذكورة.
4- صف لنا يوماً عادياً من أيام العمل كسكرتير /سكرتيرة
ستحدد إجابتك على هذا السؤال مدى فهمك لطبيعة عمل السكرتارية والمساعد الإداري، حيث يعتقد أغلب الناس الذين لا يملكون فكرة كافية عن مهام السكرتارية أن هذه الوظيفة تتلخص في الرد على الهاتف وشرب الشاي والقهوة طوال النهار، لذلك فإن الهدف من سؤال (صف لنا يوماً عادياً من أعمال السكرتارية)، هو التعرف على مفهومك عن الوظيفة، ومدى قدرتك على القيام بمهامها، إذا كنت قد عملت في السكرتارية سابقاً؛ لا بد أنَّك تعلم كيف ستجيب، أما إذا كانت هذه المرة الأولى التي تعمل فيها بهذا المجال، فإليك جواباً نمطياً جيداً:
"أصل في الوقت المحدد لبداية الدوام، أول ما يجب القيام به، هو مراجعة الأعمال المعلقة من يوم أمس والتأكد منها، ثم أجتمع مع المدير لاطلاعه على المواعيد المهمة، وأخذ ملاحظاته حول تأجيل المواعيد أو تقديمها، من الممكن أن أعد قهوتي، وأبدأ باستقبال الزوار، وترتيب جدول العمل، كما يجب أن أجهز جدول اليوم التالي قبل مغادرة المكتب، وتذكير المدير بمواعيد اليوم التالي... هذا إن لم يكن هناك مهمات استثنائية".
5- هل أنت مستعد لمرافقة المدير في رحلة عمل؟
هذا السؤال أيضاً من بين الأسئلة المخادعة التي يلجأ إليها صاحب العمل، أو قسم HR الذي يجري المقابلة، فقد لا تتطلب الوظيفة السفر مع المدير في المستقبل، لكن إجابتك ستكون مهمة للكشف عن مدى مرونتك، وهنا يمكن استخدام نوعين من الإجابة:
إما أن تكون إجابتك بعدم قدرتك على السفر لسبب ما، لكن يجب أن تجيب بطريقة دبلوماسية، موضحاً العذر، مثلا؛ "يجب أن أكون في البيت يومياً عند الساعة الخامسة لأساعد أطفالي في واجباتهم المنزلية"، أو "لا أستطيع أن أترك زوجي وحيداً، لكن إذا كان الأمر اضطرارياً؛ سنتباحث الموضوع قبل موعد السفر".وإما أن تكون الإجابة وسطية وحيادية، كأن تقول "لم أفكر بذلك قبل الآن، ولم يُطلب مني ذلك في الوظيفة السابقة، لكن ما دام الأمر متعلقاً بالعمل، ليست لدي مشكلة في السفر"، وبعد حصولك على الوظيفة بإمكانك أن تعتذر عن السفر لسبب ما.
6- حدثنا عن موقف صعب واجهته في العمل السابق كسكرتيرة/ سكرتير
ينتظر الذي يجري المقابلة معك، أن يتعرف على الجوانب التي تزعجك في العمل من خلال هذا السؤال، لذلك يجب أن يكون جوابك احترافياً، بعيداً عن الخلافات الشخصية مع الزملاء أو المدير السابق، وبعيداً عن الضغوطات العادية للعمل، يجب أن تتحدث عن حالات عامة لا توحي بمشاكل خاصة بك، كأن تتحدث عن غياب المدير عن العمل لفترة طويلة بسبب المرض، ما حمَّلك مسؤولية مضاعفة، لكنك استطعت تجاوز هذه الفترة بنجاح، وبقيت على رأس عملك عاماً كاملاً بعد ذلك، كما حصلت على شهادة شكر من الشركة.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق